Vize uygulayan ülkelere seyahat edebilmek için o ülkede yaşayanlardan istenen, temin edilen mektup türüdür. Vizenin alınmasını garantilemeyen ama alınmasını kolaylaştıran davet mektubunun hazırlanması son derece önemlidir.
Gidilecek ülkede oturum izni olan kişi veya kurumdan araştırma, turistik gezi, konferans, sanat etkinliği gibi konularda istenebilir. Mektupta ziyaret nedeni, ne kadar süre kalmak istendiği, kalınacak yerin tam adresi gibi detaylar yer almalıdır.
Davet mektubunda dikkat edilmesi gereken hususlar
- Davet Mektubu İngilizce ve / veya gidilecek ülkenin kendi dilinde yazılmalıdır.
- Davet mektubu davet edilen kişi adına düzenlenmelidir.
- Mektup gidilecek ülkenin Konsolosluğuna hitaben yazılmış olmalıdır.
- Vize başvurusu yapılan gün ile mektubun yazılı tarihi arasında bir aydan fazla süre olmamalıdır.
- Davet edilen kişinin pasaportta yazılan tam adı, doğum tarihi, adresi, telefon numarası belirtilmelidir.
- Davet edenin kimlik bilgileri, tam adresi, telefon numarası, ülkedeki yasal konumu, hangi amaçla davet ettiği, yakınlık derecesi mektupta yer almalıdır.
- Ziyaretin sebebi açıklanmalıdır; öğrenim için mi, turistik amaçlı mı, sosyal etkinlik için mi, sanatsal faaliyet, sergi, konferans.. için mi gibi.
- Davet edilen kişinin ziyareti esnasında giderlerini nasıl karşılayacağına dair bilgiler olmalıdır. Eğer ziyaret eden kişinin giderlerini davet eden karşılayacaksa maaş bordrosu, banka hesabı, gayrı menkul gibi gelir ve varlıklarını ibraz etmelidir.
- Gidilecek ülkede kalış süresi belirtilmelidir. Bu sürenin uçak biletlerinin tarihi ile uyumlu olması gerekmektedir.
- Davet edilenin konaklayacağı yer ve mekan isim ve adresi açık olarak belirtilmelidir. Eğer evde kalacaksa evin bilgileri, otelde kalacaksa otelde rezervasyon yapıldığına dair belgeler yer almalıdır.